4.6 - Divulgation de renseignements

Toutes les demandes de renseignements doivent être adressées au directeur régional ou au gestionnaire. Les documents originaux doivent être utilisés pour toute demande de renseignements concernant un client.

En vertu de la Loi sur la santé, les personnes atteintes du VIH/sida ont droit à la confidentialité des renseignements médicaux. Cependant, au sein du Ministère, les dossiers seront transférés aux travailleurs appropriés.

Voir la section Appels pour savoir quels renseignements les clients doivent obtenir avant de comparaître devant la Commission d’appel régionale sur la sécurité du revenu familial, et quels renseignements ils doivent fournir aux membres de la Commission.

Sans qu'une demande officielle soit présentée en vertu de la Loi sur le droit à l'information, DS peut communiquer aux clients des renseignements qui pourraient être divulgués en vertu de la Loi, tout en respectant les limites décrites ci‑dessous.

Avant de divulguer les renseignements, il faut tenir compte de ce qui suit :

• le droit à l’information du client;
• la nécessité de protéger la confidentialité des renseignements concernant les personnes qui signalent la fraude ou les abus potentiels;
• la nécessité de protéger l’intégrité du processus d’enquête (voir Action en justice).

On peut copier les renseignements et les donner aux clients s’ils le désirent. Les clients ne peuvent pas se prévaloir du droit à l’information prévu par la Loi sur le droit à l’information dans les situations suivantes :

• des dispositions législatives protègent la confidentialité de l’information visée;
• des renseignements personnels donnés de façon confidentielle au sujet de quelqu’un d’autre seraient révélés;
• la confidentialité de renseignements obtenus d’un autre gouvernement serait violée;
• l’information serait préjudiciable à la bonne garde, au contrôle ou à la supervision de personnes condamnées;
• l’information divulguerait les choix ou les opinions d’ordre juridique offerts à une personne ou au Ministère par un avocat de la Couronne, ou des communications privilégiées, par exemple entre un avocat et un client sur une question relative aux affaires du Ministère;
• l’information divulguerait les choix ou les recommandations de fonctionnaires à un ministre du Conseil exécutif;
• l’information nuirait à une enquête, à une demande de renseignements ou à l’administration de la justice.

Les écrans d’information peuvent être imprimés, mais les notes qu’ils contiennent ne doivent pas être divulguées aux clients puisqu’elles pourraient contenir des renseignements qui doivent demeurer confidentiels.

Voir Action en justice.

Tout renseignement versé au dossier d'un client peut être communiqué au cabinet du ministre puisque ce dernier est un employé de DS.

Les clients ou les requérants qui présentent une demande d'aide dans la catégorie Invalidité doivent remplir le formulaire  Demande de divulgation de renseignements, qui est transmis à la Commission consultative médicale.

Un tiers (autre que le client ou le Ministère) peut obtenir certains renseignements qui se trouvent au dossier d'un client si ce dernier signe le formulaire Consentement à la divulgation de renseignements confidentiels, qui précise à qui l'information peut être communiquée.

Un tiers (autre que le client ou le Ministère) peut obtenir certains renseignements qui se trouvent au dossier d'un client pour l'une des raisons suivantes :

• pour agir dans le meilleur intérêt du client, du requérant ou du ménage;
• pour vérifier les renseignements fournis par le client ou le requérant, ou des renseignements à son sujet;
• pour évaluer l'efficacité des programmes d'aide;
• pour administrer ou pour mettre en application toute loi de l'Assemblée législative ou tout règlement.

Dans ces cas, les renseignements peuvent être divulgués :

• aux employés des ministères ou organismes provinciaux;
• aux employés ou aux représentants du gouvernement fédéral;
• aux employés d'autres ministères, municipalités ou organismes d'aide;
• au représentant d'un conseil de bande chargé d'offrir une aide;
• aux personnes qui s'occupent de fournir des renseignements, par exemple des renseignements concernant la cote de solvabilité ou la situation financière d'une personne, ou aux personnes qui s'occupent de recouvrer des comptes en souffrance;
• à une personne qui a fourni, qui fournit ou qui pourrait fournir des biens ou des services au client ou au requérant;
• lors d'un témoignage ou dans un affidavit fait sous serment.

Certaines restrictions peuvent s'appliquer à l"utilisation des renseignements obtenus en vertu d'ententes sur l'échange de renseignements, par exemple avec l'Agence du revenu du Canada.

Le dossier d'un client peut contenir certains renseignements qui ont été fournis par une personne autre que le client ou un représentant de Développement social. Si le client ou une autre personne demande ces renseignements, le Ministère doit obtenir l'autorisation écrite de la personne qui les a fournis avant de les divulguer. L'autorisation ou le refus écrit  par le tiers est versé au dossier du client. Les rapports d'enquête ne sont pas divulgués.

Les personnes qui demandent des services ou des prestations se rapportant à la formation et à l'emploi doivent signer la lettre autorisant la divulgation de renseignements.