4.12 - Trop-payés

Les trop-payés désignent toute aide ou toute prestation versée à un client ou pour le compte d’un client qui n’y avait pas droit. Les trop-payés peuvent se produire en raison d’une erreur administrative, d’une fraude (voir Action en justice) ou d’une omission de déclarer. Le montant total du trop-payé s’applique au client qui est chef du ménage au moment où le trop-payé est relevé.

NBCas calcule un trop-payé quand le gestionnaire de cas entre des renseignements indiquant que le client n’a pas droit à l’aide reçue. NBCas tient compte de tous les paiements faits aux clients ou pour leur compte dans le calcul de ce trop-payé, y compris :

• l’aide de base,
• les prestations spéciales (voir Dépôts de garantie ci-dessous).

REMARQUE :

Il faut obtenir auprès des Services d’assistance médicale les renseignements ou les calculs concernant les paiements versés pour les services autres que les ordonnances. Les renseignements ou les calculs concernant les ordonnances doivent être obtenus auprès des représentants du Plan de médicaments sur ordonnance.

Si une erreur administrative du Ministère ou de ses employés donne lieu à un trop‑payé, il sera quand même établi automatiquement par NBCas.

Un client peut porter en appel toute décision qui a eu des répercussions sur son admissibilité ou sur le montant de son aide de base.

Le client a le droit de faire appel du montant du pourcentage des retenues effectuées sur le chèque d’aide pour le remboursement d’un trop-payé.

Les dépôts de garantie versés durant une période d’inadmissibilité entrent dans le calcul des trop-payés. Le gestionnaire de cas doit communiquer avec le médiateur des loyers; si le propriétaire n’a pas réclamé le dépôt, le gestionnaire de cas doit demander qu’on le retourne à Développement social. Après avoir confirmé que le dépôt a été retourné à Dévelopment social S, il faut corriger le montant du trop-payé et soustraire le montant versé en dépôt de garantie. Pour avoir plus de renseignements, voir la modalité « Remboursement des trop-payés ».

Il s’agit du montant retenu sur le chèque d’aide du ménage dans le but de rembourser un trop-payé. Une retenue est faite s’il existe un trop-payé pour un membre du ménage. S’il existe un trop-payé pour plus d’un membre du ménage, la retenue est appliquée d’abord au trop-payé du chef de ménage, jusqu’à ce que le solde du trop-payé soit réglé. La retenue est ensuite appliquée à un autre membre du ménage. NB Cas calcule la retenue au taux de 5 % du taux de base du ménage. Le ministère du Développement social exige que les retenues à la source obligatoires soient effectuées pour tous les dossiers ouverts.

Voir Action en justice.

• Le personnel de soutien administratif peut redresser le solde des trop‑payés en suivant la modalité « remboursement des trop-payés ». Les paiements doivent être faits au comptant ou par mandat ou chèque visé à l’ordre du ministre des Finances.
  
• Les Services financiers suivent la modalité établie pour redresser le total d’un trop-payé.
  
• Les gestionnaires de cas et les gestionnaires peuvent demander le redressement manuel d’un trop-payé en suivant la modalité établie pour demander un redressement manuel du solde d’un trop-payé, ou la modalité sur les trop-payés attribuables à une erreur administrative. 

Relativement à la prévention des trop-payés, DS a la responsabilité importante de :

• renseigner les clients sur les causes des trop-payés;
• s’assurer que les clients comprennent que l’omission délibérée de déclarer tout changement de leur situation pourrait produire un trop-payé et constituer une fraude, pour laquelle DS pourrait intenter une action.

Les reçus sont remis manuellement et proviennent du livret de reçus officiels. Voir la politique n^o  406 - Remise de revenu dans le Manuel des services administratifs.

On emploie le formulaire « Accord de remboursement » pour indiquer qu’un client s’engage à rembourser un trop-payé. Puisque la retenue à la source se fait automatiquement pour tous les dossiers actifs (dossiers autres que ceux qui font l’objet d’une action en justice), l’accord de remboursement n’est requis que pour les dossiers fermés. Quand on signe un accord, il faut aussi remplir un affidavit, un document légal confirmant l’authenticité des signatures sur l’accord de remboursement. Si le client ne reçoit pas d’aide et ne fait pas de paiements, on peut intenter une poursuite pour faire observer l’accord. Cependant, le Ministère peut intenter une poursuite à tout moment.

Les Services financiers doivent traiter toute considération visant la radiation des trop‑payés par la voie d’un décret. On peut obtenir les critères de radiation des trop-payés en communiquant avec les Services financiers, au bureau central de Développement social.