Est-ce que toutes les réunions doivent être entièrement bilingues?
Pas nécessairement. Cela dépend du nombre de participants à la réunion et de leurs compétences linguistiques. Les réunions peuvent être bilingues ou tenues en anglais ou en français.
Lors de petite réunion, il importe d'encourager l'utilisation des deux langues officielles. Lors de grande réunion, il faut utiliser les deux langues officielles en tout temps.
Pour plus d'information, consultez le Guide pour mener des réunions bilingues avec efficacité.
Qu'entendez-vous par petite réunion et grande réunion?
Lorsqu’on parle de petites réunions, on peut prendre l’exemple des réunions d’équipe, groupes de travail, etc. Tandis que lorsqu’on se réfère à de grandes réunions, on parle plutôt de réunions régionales, rencontres interministérielles, rencontres annuelles du ministère, formations, consultations publiques, etc.
Est-ce qu'il sera obligatoire d'utiliser une langue durant les réunions?
Non. Un milieu de travail bilingue ne force pas le personnel à utiliser une langue officielle, surtout durant les réunions bilingues. La politique encourage la prise de mesures pour permettre à une personne de choisir de communiquer dans l'une ou l'autre des langues officielles, ou dans les deux langues officielles.
Comment choisit-on la langue pour une réunion?
Cela dépend réellement du type de réunion. Les petites réunions doivent se dérouler de manière à encourager l’utilisation des deux langues officielles.
Les organisateurs de petites réunions doivent s’assurer que les participants ont l’option de communiquer dans la langue officielle de leur choix. À cette fin, il peut être utile d’utiliser divers moyens, les animateurs ou les présidents des réunions peuvent alterner entre le français et l’anglais et encourager les employés à faire leurs interventions dans la langue officielle dans laquelle ils se sentent le plus à l’aise.
Les deux langues officielles doivent utilisées dans les grandes réunions. Pour ce faire, différents moyens peuvent être utilisés : traduction simultanée; animateurs bilingues; coprésidences, une francophone et une anglophone.
Vous pouvez également décider de tenir des réunions distinctes dans l’une ou l’autre langue officielle.
Pour plus d'information, consultez le Guide pour mener des réunions bilingues avec efficacité
On m'a demandé de présider une réunion, mais je ne suis pas bilingue : que dois-je faire?
Selon le type de réunion que vous présidez, vous avez différents choix comme demander à une autre personne de coprésider la réunion si vous ne vous sentez pas à l'aise dans votre langue seconde ou encore, vous pouvez obtenir des services d'interprétation simultanée.
Pour plus d'information, consultez le Guide pour mener des réunions bilingues avec efficacité
Mon ministère a décidé de tenir à la fois une réunion en anglais et une réunion en français. Comment faire pour m'assurer de savoir ce qui a été dit à l'autre réunion?
Si deux réunions sont tenues sur le même sujet, il faudra distribuer l'ordre du jour dans les deux langues officielles avant ces réunions. Après les deux réunions, il faudra faire traduire les procès‑verbaux des deux réunions et les distribuer à tout le personnel afin que tous les employés reçoivent les mêmes renseignements. Dans une telle situation, il faut porter une attention particulière à toute question soulevée à l'une des réunions, mais pas à l'autre réunion.
Quel est le rôle de la personne présidente?
Votre rôle à la présidence sera de vous assurer que les participants ont la possibilité de communiquer dans la langue officielle de leur choix. C'est à vous qu'il revient de briser la glace. Utilisez les deux langues officielles dès l'ouverture de la réunion et invitez les participants à ne pas hésiter à utiliser la langue officielle de leur choix.
Pour plus d'information, consultez le Guide pour mener des réunions bilingues avec efficacité.
Quel est le rôle de la personne participant à la réunion?
La volonté des participants à utiliser les deux langues officielles, leur ouverture d'esprit, leur respect pour les autres et leur désir de travailler ensemble ne peuvent faire autrement que d'avoir un impact positif sur l'atmosphère pour la tenue des réunions. L'utilisation des deux langues nécessite un esprit de collaboration entre les membres des deux groupes linguistiques. Voici des suggestions pour les personnes participant à la réunion :
- Si vous êtes bilingue, vous pouvez jouer un rôle clé dans la promotion de l'utilisation des deux langues officielles en utilisant plus souvent votre autre langue officielle. Cela encouragera les participants de l'autre groupe linguistique à utiliser leur première langue officielle, et vous aurez la chance de pratiquer votre seconde langue officielle.
- Présentez votre exposé dans votre première langue officielle et encourager la discussion dans cette langue quand les circonstances le permettent.
- Utilisez des termes simples et d'usage courant afin qu'il soit plus facile pour les participants de l'autre groupe linguistique de comprendre votre exposé et les questions.
L'ouverture d'esprit des participants reposant sur l'acceptation des deux langues et sur le respect que tous méritent facilitera une plus grande utilisation des deux langues officielles au travail.
Je ne me sens pas à l'aise pour parler dans ma langue seconde, dois-je quand même le faire?
De nombreuses personnes doutent de leur compétence dans leur seconde langue officielle. Ce n'est pas un problème pour celles qui sont à l'aise dans les deux langues, mais c'est différent pour une personne qui a de la difficulté à converser dans sa seconde langue officielle.
Quand vous parlez dans votre langue seconde, vous avez peut-être un accent marqué et il vous arrive de faire une erreur ou d'avoir à chercher le mot exact. Cela ne devrait pas vous arrêter, car vous n'êtes pas en train d'utiliser votre première langue officielle. Surtout, cela montre que vous êtes disposé à communiquer dans votre langue seconde. Vos collègues de l'autre groupe linguistique apprécieront votre volonté de parler dans votre langue seconde et appuieront vos essais à cet égard.
Si vous comprenez l'autre langue officielle, mais que vous ne vous sentez pas à l'aise pour la parler, vous pouvez quand même contribuer au bilinguisme des réunions. Par exemple, durant une discussion, vous pourriez répondre en anglais à une question qui vous est posée en français. Rien n'empêche des collègues de participer à des conversations de cette manière, c'est-à-dire que chaque personne s'exprime dans sa première langue officielle.
Comment déterminer si mes essais d'utilisation des deux langues officielles aux réunions sont fructueux?
Si vous voulez évaluer vos progrès à cet égard, demandez discrètement à certains participants ce qu'ils pensent de votre façon de présider la réunion et de leur propre performance dans l'utilisation des deux langues officielles. Consignez les méthodes qui ont donné de bons résultats ou celles qui n'étaient pas appropriées ainsi que toutes les suggestions ou critiques que vous avez reçues.
Pour vous aider à déterminer les progrès accomplis, vous pouvez demander à une personne d'assister à vos réunions à titre d'observateur. Elle pourra ainsi vous offrir une rétroaction après chaque réunion.
Quelques mois plus tard, vous pouvez passer en revue avec les participants quelles étaient leurs perceptions au début et déterminer, d'après leur attitude et comportement, si la situation s'est améliorée ou détériorée.
Si l'attitude ou le comportement de certains ne semble pas aider à créer une bonne atmosphère pour l'utilisation des deux langues officielles, vous devriez en discuter avec eux après la réunion. Il peut y avoir de bonnes raisons pour leur comportement, même si c'est seulement une habitude de travail existant depuis longtemps ou un manque de connaissance du vocabulaire technique dans l'autre langue. Demandez-leur comment vous pouvez les aider.