Processus d’accès à l’information

Le processus d’accès à l’information comprend cinq étapes principales : la réception, la recherche, l’examen des documents, l’examen de l’ébauche de réponse et la réponse. Le processus commence par la réception, étape où les demandes de renseignements sont examinées afin de s’assurer qu’elles sont suffisamment détaillées pour permettre une recherche des documents. Une recherche est ensuite effectuée afin de trouver les documents pertinents. Ensuite, les documents sont examinés afin de déterminer leur pertinence par rapport à la demande et si des exceptions s’appliquent. Une ébauche de réponse est alors préparée et approuvée, puis la réponse est envoyée à l’auteur de la demande. Le processus doit être achevé dans un délai de 30 jours ouvrables, sauf si une prolongation est accordée.

Dernière mise à jour : novembre 2023

Les renseignements présentés sur cette page offrent une vue d’ensemble du processus suggéré pour traiter les demandes d’accès à l’information. Il s’agit d’orientations destinées aux organismes publics et fournies à titre d’information générale uniquement. Ils peuvent être modifiés par votre organisme public pour répondre à votre situation. Compte tenu de la complexité des demandes d’accès à l’information, il est impossible de couvrir toutes les situations. En suivant ce processus, les organismes publics disposent d’un cadre pour répondre aux demandes dans le délai de 30 jours ouvrables. Les renseignements fournis sur cette page ne constituent pas un avis juridique. Les organismes publics doivent consulter leur propre conseiller juridique pour obtenir des avis juridiques concernant la LDIPVP.

La carte de processus d’accès à l’information fournit des détails sur la manière de traiter une demande d’accès à l’information.

Carte du processus d’accès à l’information (PDF)

Le délai recommandé pour traiter la réception d’une demande d’accès à l’information est de deux jours ouvrables. Le processus de réception commence lorsqu’une demande de renseignements est reçue. Cette partie du processus est généralement réalisée par l’analyste de l’accès à l’information (AAI). Les principales étapes comprendront entre autres ce qui suit :

• examiner la demande pour en comprendre la portée et déterminer les documents susceptibles d’être concernés;
• consigner la demande dans le système de suivi des demandes d’accès à l’information de votre organisation;
• accuser la réception de la demande et communiquer avec l’auteur de la demande pour obtenir des précisions si la demande n’est pas claire ou s’il manque des renseignements;
• déterminer qui, au sein de votre organisation, est responsable des documents demandés et les détient;
• calculer le délai de réponse de 30 jours ouvrables.

L’objectif de l’étape de recherche des documents est de trouver tous les documents pertinents pour la demande. Le délai recommandé pour effectuer la recherche de documents est de sept jours ouvrables. Elle est initiée par l’AAI et réalisée par les détenteurs de documents, ou les employés, au sein de l’organisme public.

Votre organisation doit mettre en place un processus de recherche de documents. Vous pouvez utiliser une application d’investigation informatique pour effectuer une recherche de documents, mais la plupart des organisations demandent à leurs employés d’effectuer une recherche approfondie des documents. La recherche de documents doit être approfondie et raisonnable. Les principales étapes comprendront entre autres ce qui suit :

• contacter les employés de votre organisation qui, selon vous, pourraient détenir les documents;
• indiquer clairement quels documents sont requis en fonction des renseignements fournis par l’auteur de la demande. Il est utile de fournir le libellé de la demande aux personnes chargées de la recherche des documents. Il faut veiller à préserver l’anonymat de l’auteur de la demande;
• les employés qui détiennent les documents doivent effectuer une recherche approfondie et raisonnable des documents électroniques et physiques, ainsi que des documents actifs et semi-actifs. Ils doivent choisir des mots-clés ou utiliser des filtres pour leur recherche, examiner les documents qu’ils trouvent et fournir une copie de ces documents à l’AAI. Demandez-leur de consigner les mots-clés recherchés, la date de la recherche et les systèmes consultés;
• documenter tous les efforts de recherche.  

Le délai recommandé pour l’étape d’examen des documents du processus d’accès à l’information est de 14 jours ouvrables. Cette étape du processus est normalement réalisée par l’AAI, mais peut impliquer des contributions d’experts en la matière. Les principales étapes comprendront entre autres ce qui suit :

• organiser et examiner les documents reçus des employés et déterminer si la portée de la demande comprend les documents reçus. Une pratique exemplaire consiste simplement à classer les documents dans un ordre chronologique;
• supprimer tout document qui n’entre pas dans la portée de la demande. Il n’est pas rare que des employés envoient à l’AAI des documents qui n’ont rien à voir avec le sujet;
• contacter les employés s’il manque des documents qui auraient dû être inclus;
• examiner chaque document ligne par ligne et déterminer si des renseignements doivent être protégés en raison d’une exception en vertu de la LDIPVP;
• consulter les experts en la matière et les détenteurs de documents au sein de votre organisation pour savoir si une exception s’applique;
• effectuer les caviardages proposés et noter l’article de la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée (LDIPVP) citant l’exception qui s’applique aux renseignements protégés. Veiller à ce que les raisons de l’application des exemptions soient documentées dans le dossier au cas où une plainte serait déposée auprès de l’ombud ou que l’affaire serait déférée à la Cour du Banc du Roi;
• consulter d’autres organismes publics et demander un avis juridique, si nécessaire;
• si nécessaire, aviser les tiers si les documents contiennent des renseignements susceptibles de constituer une atteinte déraisonnable à leur vie privée ou de nuire à leurs intérêts commerciaux ou financiers. Obtenir leur consentement;
• le cas échéant, informer l’auteur de la demande si les documents contiennent des renseignements relatifs à des tiers et si le tiers a été informé afin d’obtenir son consentement;
• informer l’auteur de la demande de la prolongation du délai de réponse, le cas échéant;
• préparer une ébauche de réponse.

Le délai recommandé pour l’examen d’une ébauche de réponse est de cinq jours ouvrables. Cette étape du processus implique un examen détaillé des documents par des experts en la matière et des approbateurs. Obtenir l’approbation du responsable de l’organisme public.

La dernière étape du processus d’accès à l’information consiste à envoyer la réponse finale à l’auteur de la demande. C’est l’AAI qui s’en charge. Envoyer la réponse finale dans le format demandé par l’auteur de la demande par le canal de communication qu’il a choisi (par exemple courriel, courrier). Le délai recommandé pour cette étape du processus d’accès à l’information est de deux jours ouvrables.