Anonymat des auteurs des demandes

La protection de la vie privée et de l’identité de l’auteur d’une demande lors du traitement d’une demande d’accès à l’information (DAI) est obligatoire en vertu de la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée (LDIPVP). Les renseignements personnels de l’auteur d’une demande, y compris son nom, ne doivent pas être communiqués à quiconque n’en a pas besoin pour traiter une DAI. Cela peut constituer une atteinte à la vie privée d’un individu et introduire des préjugés et des interférences dans le processus de DAI.

Dernière mise à jour : novembre 2023

Les renseignements fournis sur cette page sont destinés à fournir des orientations aux organismes publics. L’objectif est d’aider les organismes publics du Nouveau-Brunswick à comprendre leur obligation de préserver l’anonymat de l’auteur d’une demande lorsqu’ils traitent une demande d’accès à l’information. Les renseignements fournis sur cette page le sont à titre informatif uniquement et ne constituent pas un avis juridique. Les organismes publics doivent consulter leur propre conseiller juridique pour obtenir des avis juridiques concernant la LDIPVP.

L’un des principes fondamentaux de la LDIPVP est de donner au public le droit d’accès aux documents qui relèvent des organismes publics. Lorsqu’une personne fait une demande d’accès à l’information, elle n’a pas à expliquer pourquoi elle souhaite obtenir les renseignements. De même, lors du traitement d’une demande, les motifs de la demande, le type et l’identité de l’auteur de la demande ne sont pas pertinents et ne doivent pas avoir d’incidence sur les droits d’accès. Le fait de préserver l’anonymat de l’auteur lors du traitement d’une demande démontre que la demande a été traitée de manière équitable, sans préjugé ni interférence.

Lorsqu’une personne fait une demande de renseignements, elle fournit des renseignements personnels tels que son nom, son adresse, son adresse courriel et son numéro de téléphone. Ces renseignements sont fournis dans un objectif précis, à savoir le traitement de la demande. Le traitement d’une demande peut comprendre les activités suivantes :

• communiquer avec l’auteur de la demande et lui envoyer un accusé de réception, une demande de précision et une lettre de réponse;
• saisir les renseignements relatifs à l’auteur de la demande dans une base de données ou un système interne de suivi des DAI.

Conformément à l’article 43(2) de la LDIPVP, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels se limite aux renseignements minimaux nécessaires à la réalisation de la fin à laquelle ils sont destinés. La LDIPVP précise également, à l’article 43(3), que si un organisme public détient des renseignements personnels sur une personne, il limite l’utilisation et la communication des renseignements à ceux de ses cadres et employés qui doivent les connaître pour réaliser la fin à laquelle ils ont été recueillis.

Cela signifie que seuls les employés ou les cadres d’un organisme public qui traitent une demande doivent avoir accès aux renseignements concernant l’auteur d’une demande. La quantité de renseignements communiqués et utilisés doit être limitée au minimum nécessaire.

Par exemple, il est logique que la personne qui communique avec l’auteur de la demande et envoie une lettre de réponse connaisse les coordonnées de ce dernier. Toutefois, il ne serait pas approprié qu’une personne effectuant une recherche de documents connaisse ces renseignements, car elle n’a pas besoin des coordonnées de l’auteur d’une demande pour effectuer une recherche de documents.

Compte tenu des dispositions des articles 43(2) et 43(3) de la LDIPVP décrites dans la section précédente, l’identité de l’auteur d’une demande doit être rendue anonyme avant qu’elle ne quitte les mains de l’AAI, et elle doit demeurer anonyme.

Lorsqu’un AAI doit consulter d’autres membres de l’organisme public, seul le libellé de la demande doit être fourni. Le nom de l’auteur de la demande ne doit pas être communiqué. La communication du nom de l’auteur de la demande sans autorisation ne constitue pas seulement une atteinte à la vie privée, mais peut également introduire un préjugé dans le processus d’accès à l’information.

Il existe quelques exceptions à cette règle, notamment dans les cas suivants :

• la demande porte sur des renseignements personnels et l’employé qui effectue une recherche de documents doit connaître le nom de l’auteur de la demande pour effectuer la recherche;
• l’auteur de la demande a consenti à la communication de son nom;
• la lettre de réponse finale est envoyée au responsable de l’organisme public pour approbation finale et signature; à ce moment-là, le responsable peut voir le nom et les coordonnées de l’auteur de la demande, car ils sont indiqués sur la lettre.

Lorsque le nom de l’auteur d’une demande doit être communiqué selon les conditions décrites, sa communication doit être limitée aux employés ou cadres autorisés.