Lorsqu’une personne fait une demande de renseignements, elle fournit des renseignements personnels tels que son nom, son adresse, son adresse courriel et son numéro de téléphone. Ces renseignements sont fournis dans un objectif précis, à savoir le traitement de la demande. Le traitement d’une demande peut comprendre les activités suivantes :
- communiquer avec l’auteur de la demande et lui envoyer un accusé de réception, une demande de précision et une lettre de réponse;
- saisir les renseignements relatifs à l’auteur de la demande dans une base de données ou un système interne de suivi des DAI.
Conformément à l’article 43(2) de la LDIPVP, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels se limite aux renseignements minimaux nécessaires à la réalisation de la fin à laquelle ils sont destinés. La LDIPVP précise également, à l’article 43(3), que si un organisme public détient des renseignements personnels sur une personne, il limite l’utilisation et la communication des renseignements à ceux de ses cadres et employés qui doivent les connaître pour réaliser la fin à laquelle ils ont été recueillis.
Cela signifie que seuls les employés ou les cadres d’un organisme public qui traitent une demande doivent avoir accès aux renseignements concernant l’auteur d’une demande. La quantité de renseignements communiqués et utilisés doit être limitée au minimum nécessaire.
Par exemple, il est logique que la personne qui communique avec l’auteur de la demande et envoie une lettre de réponse connaisse les coordonnées de ce dernier. Toutefois, il ne serait pas approprié qu’une personne effectuant une recherche de documents connaisse ces renseignements, car elle n’a pas besoin des coordonnées de l’auteur d’une demande pour effectuer une recherche de documents.