Obligation de prêter assistance

Lorsqu’ils traitent une demande d’accès à l’information, les organismes publics ont le devoir de prêter assistance aux auteurs de demande. Pour ce faire, il faut notamment demander des précisions aux auteurs, effectuer une recherche raisonnable des documents et agir de bonne foi. L’obligation de prêter assistance garantit que les auteurs de demande reçoivent une réponse rapide, appropriée et pertinente à leur demande de renseignements.

Dernière mise à jour : novembre 2023

Les renseignements fournis sur cette page sont destinés à fournir des orientations aux organismes publics. L’objectif est d’aider les organismes publics du Nouveau-Brunswick à comprendre les dispositions relatives à l’obligation de prêter assistance prévues par la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée (LDIPVP). Les renseignements fournis sur cette page le sont à titre informatif uniquement et ne constituent pas un avis juridique. Les organismes publics doivent consulter leur propre conseiller juridique pour obtenir des avis juridiques concernant la LDIPVP.

L’article 9 de la LDIPVP décrit l’obligation d’un organisme public de prêter assistance à l’auteur d’une demande lors du traitement d’une demande d’accès à l’information. Elle impose à l’organisme public l’obligation d’aider les auteurs de demande et de veiller à ce qu’ils reçoivent des réponses opportunes, appropriées et pertinentes aux demandes de renseignements.

L’obligation de prêter assistance implique de nombreuses qualités essentielles à un bon service à la clientèle. Elle s’applique tout au long du processus de demande jusqu’à l’émission d’une réponse. Une communication régulière avec l’auteur de la demande tout au long du processus peut contribuer à préciser certains points, à instaurer la confiance et à créer une expérience plus satisfaisante pour toutes les parties concernées.

Il n’existe pas de processus unique permettant à un organisme public de s’acquitter de son obligation de prêter assistance, mais cela comprend notamment d’interpréter une demande de manière équitable, de préciser la portée d’une demande, de procéder à une recherche raisonnable des documents, d’appliquer les exceptions de manière équitable et de respecter les délais prévus par la LDIPVP. Voici des exemples de pratiques exemplaires pour remplir l’obligation de prêter assistance.

Rapidité de la réponse

L’article 9 de la LDIPVP exige qu’un organisme public réponde « sans délai ». Cela signifie qu’il faut respecter les délais fixés par la LDIPVP et ne les prolonger que dans les situations permises par la Loi.

• Demander immédiatement des précisions à l’auteur de la demande en cas d’incertitude sur les renseignements qu’il cherche.
• Tenir l’auteur de la demande informé de l’état d’avancement de sa demande pendant son traitement, y compris en cas de difficultés rencontrées dans le respect du délai de réponse à la demande.
• Veiller à ce que l’auteur de la demande soit rapidement informé si le délai doit être prolongé.

Recherche raisonnable

L’article 9 de la LDIPVP exige qu’un organisme public réponde « de façon complète ». Une réponse complète signifie qu’une recherche raisonnable et approfondie des documents a été effectuée. Elle permet de déterminer les documents liés à la demande afin de fournir une réponse complète à l’auteur de la demande. Si un organisme public n’a pas effectué une recherche raisonnable ou n’a pas trouvé certains documents, la réponse sera incomplète.

Communiquer avec l’auteur de la demande et agir de bonne foi

L’article 9 de la LDIPVP exige qu’un organisme public aide l’auteur de la demande de façon ouverte. En prêtant une assistance de façon ouverte, les organismes publics sont obligés de travailler avec les auteurs des demandes dans un esprit d’ouverture et de collaboration, en étant honnêtes, directs et accessibles.

• Travailler en collaboration avec l’auteur de la demande en le tenant informé et en maintenant un dialogue avec lui tout au long du processus de demande.
• Il faut toujours considérer le processus du point de vue de l’auteur de la demande et réfléchir aux moyens d’améliorer son expérience.
• S’efforcer de répondre à la demande de renseignements, sous réserve des exceptions limitées et spécifiques prévues par la LDIPVP, et fournir le meilleur service à la clientèle possible.
• Si certains renseignements ne sont pas communiqués, fournir une explication simple et claire à l’auteur de la demande et lui offrir la possibilité de discuter des raisons qui motivent le recours aux exceptions.

Interprétation des demandes

L’article 9 de la LDIPVP oblige le responsable d’un organisme public à aider l’auteur de la demande de façon précise. Pour remplir cette partie de l’obligation de prêter assistance, l’organisme public doit comprendre la demande et l’interpréter d’une manière qu’une personne équitable et raisonnable considérerait comme appropriée dans les circonstances.

• En cas d’incertitude concernant une demande, contacter l’auteur de la demande pour obtenir des précisions. Éviter de faire des suppositions et des interprétations si une demande n’est pas claire.
• Il arrive que les demandes soient vagues ou trop larges parce que l’auteur de la demande ne comprend pas bien les documents ou la structure de l’organisme public. Prêter assistance à l’auteur de la demande pour l’aider à déterminer les documents qui répondront à ses besoins.
• Si le libellé ou la portée d’une demande est modifié à la suite d’une discussion avec l’auteur de la demande, il convient de le confirmer par écrit avec ce dernier et d’obtenir son accord par écrit.

Fournir les documents par le biais de la méthode de communication privilégiée

L’auteur de la demande indiquera la méthode de communication qu’il préfère pour recevoir les documents, par exemple par courriel ou par la poste. Envoyer les documents à l’auteur de la demande en utilisant la méthode de son choix.

Fournir les documents dans le format demandé

L’auteur de la demande peut spécifier le format dans lequel il préfère recevoir les documents, par exemple PDF ou Excel. Fournir les documents à l’auteur de la demande dans le format qu’il préfère, dans la mesure du possible. Si les renseignements ne peuvent être fournis dans le format demandé, informer l’auteur de la demande des formats disponibles et confirmer le format dans lequel il souhaite recevoir les documents.