Avis de collecte

Lorsqu’un organisme public collecte les renseignements personnels d’une personne, il doit l’informer des raisons pour lesquelles il le fait. L’organisme public doit également informer la personne de la disposition légale qui autorise la collecte de ces renseignements et lui fournir les coordonnées d’un responsable de l’organisme public qui peut répondre à ses questions concernant la collecte. Le fait de fournir ces renseignements aide les personnes à comprendre comment leurs renseignements sont utilisés afin qu’elles puissent prendre des décisions éclairées lors de la communication de leurs renseignements personnels.

Dernière mise à jour : novembre 2023

Les renseignements fournis sur cette page sont destinés à fournir des orientations aux organismes publics. L’objectif est d’aider les organismes publics du Nouveau-Brunswick à comprendre les dispositions relatives à l’avis de collecte prévues par la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée (LDIPVP). Les renseignements fournis sur cette page le sont à titre informatif uniquement et ne constituent pas un avis juridique. Les organismes publics doivent consulter leur propre conseiller juridique pour obtenir des avis juridiques concernant la LDIPVP.

Un avis de collecte est fourni à une personne lorsque ses renseignements personnels sont recueillis par un organisme public. Il précise l’objectif de la collecte des renseignements personnels d’une personne, la disposition légale autorisant la collecte de ces renseignements et les coordonnées d’un responsable qui peut répondre à toutes les questions qu’elle se pose à propos de la collecte.

Conformément à l’article 38(2) de la LDIPVP, un organisme public doit fournir un avis de collecte à une personne lorsque ses renseignements personnels sont recueillis directement auprès d’elle. On parle de collecte directe lorsque les renseignements sont recueillis auprès de la personne qu’ils concernent.

Un avis de collecte n’est pas nécessaire lorsque les renseignements personnels concernant une personne sont recueillis indirectement auprès d’une personne autre que la personne concernée. L’article 38(1) de la LDIPVP décrit les circonstances limitées dans lesquelles des renseignements personnels peuvent être recueillis de manière indirecte. Voici quelques exemples de cas où des renseignements personnels peuvent être recueillis de manière indirecte :

• les renseignements sont recueillis aux fins de l’exécution de la loi;
• la collecte des renseignements directement auprès d’une personne pourrait vraisemblablement lui nuire ou nuire à autrui;
• des renseignements inexacts pourraient vraisemblablement être recueillis dans un tel cas.

Il n’est pas non plus nécessaire de fournir un avis de collecte à une personne si vous lui avez récemment fourni un avis de collecte pour la même collecte ou une collecte similaire de renseignements personnels pour la même fin ou une fin connexe.

Vous devez fournir un avis de collecte à une personne avant ou au moment où vous recueillez ses renseignements personnels. Cela permet à la personne de décider en toute connaissance de cause si elle souhaite ou non vous fournir ses renseignements.

La LDIPVP ne précise pas le format de l’avis de collecte. La pratique exemplaire consiste à le fournir par écrit. Il doit être affiché de manière visible sur le formulaire ou la page Web que vous utilisez pour recueillir les renseignements personnels.

Parfois, il n’est pas possible de fournir un avis de collecte par écrit. Par exemple, si l’avis est fourni verbalement, la pratique exemplaire consiste à noter dans le dossier le nom de la personne qui a fourni l’avis, ainsi que la date et l’heure auxquelles il a été fourni.

Conformément à l’article 38(2) de la LDIPVP, un avis de collecte doit contenir :

• les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis;
• la disposition légale permettant la collecte des renseignements personnels;
• le titre, l’adresse du bureau ainsi que le numéro de téléphone d’un cadre ou d’un employé de l’organisme public qui peut renseigner la personne au sujet de la collecte.

Le cadre ou l’employé doit être en mesure d’expliquer pourquoi les renseignements personnels sont recueillis et comment ils seront utilisés, conservés et communiqués. La LDIPVP exige que l’adresse professionnelle et le numéro de téléphone d’un employé ou d’un cadre soient fournis, mais il est vivement recommandé de fournir également une adresse courriel.

Voici un exemple d’avis de collecte qui peut être utilisé et adapté par les organismes publics :

Vos renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article (insérer l’article) de la (insérer la loi applicable). Ces renseignements seront utilisés aux fins de (insérer l’objectif). Les questions relatives à la collecte de ces renseignements peuvent être adressées à (insérer le titre, l’adresse professionnelle, l’adresse courriel et le numéro de téléphone d’un employé ou d’un cadre qui peut répondre aux questions relatives à la collecte).