Gouvernement du Nouveau-Brunswick

Toutes les factures qui ne répondent pas aux exigences obligatoires (énumérées ci-dessous) seront renvoyées à l’expéditeur ou au ministère pour qu’il apporte les corrections nécessaires. Veuillez vous assurer de respecter les exigences obligatoires stipulées dans le guide pour que le paiement soit rapidement traité.

    

 

Processus de refus et de renvoi de factures


Exigences obligatoires relatives aux factures :

Obligatoire

Description
Nom de l’entreprise Le nom complet de l’établissement ou de la personne doit figurer sur la facture.
Adresse de l’entreprise, ville, province et code postal L’adresse complète du fournisseur doit figurer dans la partie « Payer à » ou l’en-tête de la facture.
Autorisation de dépenses Il faut obtenir l’autorisation de dépenses du ministère ou de l’agence lorsque la commande est effectuée auprès du fournisseur et cette autorisation doit être incluse sur la facture avant qu’elle ne soit soumise à SNB. SNB se sert du nom du ministère ou de l’agence ayant donné l’autorisation de dépenses pour acheminer les documents à l’approbateur concerné dans le système de traitement des factures électronique du GNB.
Adresse de livraison (du ministère client) Cette information est requise pour la confirmation de la réception des biens dans le ministère. Elle aide le GNB à identifier le ministère qui a fourni les biens ou les services.
Numéro de la facture ou de la note de crédit Un numéro d’identification unique doit figurer sur votre facture ou votre note de crédit.
Renseignements sur la facture Les renseignements obligatoires sur la facture comprennent la date de facturation, la quantité facturée (s’il y a lieu), la description du bien ou du service, le prix unitaire (s’il y a lieu), le sous-total, le montant de chacune des taxes et le montant total dû.
Nom du ministère Toutes les factures doivent comprendre un nom de ministère valide. Il est permis d’utiliser le nom complet des ministères (p. ex. ministère des Transports et de l’Infrastructure) ou leur abréviation (p. ex. MTI). Il faut fournir une version ou l’autre sur la facture envoyée à SNB pour que le paiement soit traité.
L’adresse de facturation doit être celle de SNB (sous des notes et exceptions importantes formulées dans la section Ministères et organismes servis) L’adresse de facturation sur les factures doit comprendre l’itinéraire souhaité de la facture des ministères.

•  Si l’adresse de facturation de la facture est SNB, la facture devra être reçue d’abord à SNB. Toute facture comportant une adresse de facturation de SNB et affichant des preuves de réception dans un ministère (timbre à code, timbre dateur, notes sur la facture) ne sera pas traitée et sera retournée au ministère.

•  Les factures comportant une adresse de facturation d’un ministère ne seront pas traitées par SNB à moins que le ministère en question ait fourni sur la facture une confirmation indiquant que la facture a d’abord été reçue au ministère (cette confirmation peut apparaître sous la forme d’un timbre à code, d’un timbre dateur ou d’une note de réception sur la facture). Les factures ne répondant pas à ces critères seront retournées au ministère concerné pour éviter le chevauchement des tâches.

•  Lorsque l’adresse de facturation sur la facture est C.P. 6000, on considère que l’adresse de facturation est le premier nom de ministère/d’agence apparaissant sur la facture (p. ex. SNB est l’adresse de facturation si SNB apparaît avant le nom du ministère)

Autres éléments à prendre en considération :

•  On considère que les factures dont l’adresse de facturation est le 435, promenade Brookside sont adressées à SNB.

•  Les termes « facturer à », « vendu à », etc., sont employés comme synonymes par les fournisseurs.
Envoi de factures valides seulement N’envoyez pas les documents suivants à SNB :

  • Bordereaux de livraison;
  • Feuilles d’expédition;
  • Ordres de travaux;
  • Énoncés
  • Accusés de réception;
  • Factures d’un montant de zéro dollar. Ces documents doivent être envoyés à l’adresse de livraison précisée par l’acheteur. Si elle en reçoit, SNB jettera tous ces documents. De plus, les documents suivants ne seront pas acceptés :

•  Factures envoyées par télécopieur – n’envoyez les factures que par la poste ou par courriel;
On n’accepte plus et on ne traite plus les factures et les documents de paie envoyés par télécopieur (qu’il s’agisse de factures des fournisseurs ou de documents produits à l’interne). Toute pièce justificative annexée à un document de paie peut toutefois être envoyée par télécopieur pour autant qu’elle soit lisible.

•  Factures soumises en partie – tous les documents et toutes les pages doivent être envoyés;
Tous les documents de paie envoyés à SNB doivent être fournis dans leur intégralité. Par exemple, si la facture ou le document de paie compte trois pages, il faut fournir les trois pages. Veuillez noter qu’il est possible d’envoyer une partie ou la totalité de la documentation d’appui.

•  Factures qui ne sont pas lisibles – toutes les parties de la facture doivent être lisibles;
Veillez à ce que les factures soumises soient lisibles. Lorsque la facture sera numérisée, si certains détails ne sont pas lisibles, on retournera la facture au ministère/fournisseur et on lui demandera d’envoyer une nouvelle facture. De plus, veuillez ne pas placer de timbres ou d’autocollants sur les renseignements apparaissant sur la facture. S’il ne reste pas d’espace sur la facture pour noter d’autres renseignements, notez-les au verso ou sur une feuille distincte avant de soumettre les documents.

•  Factures avec du ruban adhésif ou des autocollants – ils nuisent à la numérisation;
Si les factures sont déchirées avant d’être acheminées à SNB, le ministère doit en obtenir une nouvelle facture originale du fournisseur. Les factures collées par du ruban adhésif ne seront pas traitées et seront retournées au ministère, qui devra enlever le ruban adhésif ou obtenir une nouvelle facture originale du fournisseur.       

•  Nous acceptons uniquement les factures originales. Nous ne pouvons pas accepter de copies des documents de paie.

– Pour les factures envoyées en format papier :

Il faut acheminer la facture originale créée par le fournisseur à SNB pour qu’elle soit traitée. Le ministère peut choisir d’ajouter des renseignements supplémentaires à la facture ou d’y apporter des corrections avant de la soumettre à SNB, pourvu qu’il utilise la facture pour effectuer les corrections.

– Pour les factures envoyées par courriel :

La facture originale non modifiée doit être envoyée à SNB. En raison des exigences de la politique de gestion des documents ministériels, les ministères ne peuvent pas imprimer une facture reçue par courriel d’un fournisseur, écrire sur celle-ci ou la modifier, et ensuite la faire parvenir à SNB pour qu’elle soit traitée. Les ministères peuvent FAIRE SUIVRE à SNB les factures reçues par courriel des fournisseurs et inclure à l’envoi des renseignements supplémentaires dans un fichier joint ou dans le corps du courriel.

– Les restrictions ci-dessus ne s’appliquent pas à la documentation d’appui. La documentation d’appui envoyée peut être une copie des documents originaux.
     
• Exigences en matière de soumission : pièces justificatives

– lorsque vous soumettez  des pièces justificatives à SNB, veuillez vous assurer qu’elles sont fournies avec chaque document de paie et que les soumissions sont bien séparées avant d’être acheminées. Si de multiples documents de paie sont reçus avec une seule copie des pièces justificatives, SNB retournera la soumission au Ministère et lui demandera de joindre une copie des pièces pour chaque document de paie.
   
– Veuillez ne rien écrire sur les renseignements de la facture. S’il y a assez d’espace pour inscrire les renseignements demandés par SNB sur la facture, veuillez le faire au verso, ou sur une feuille de papier distincte que vous joindrez au document de paie. N’utilisez pas de papillons adhésifs pour inclure les renseignements supplémentaires sur la facture, puisqu’ils ne se numérisent pas bien et bloquent les numériseurs de SNB.
 

Recommandations pour un paiement rapide :

Le traitement des factures sera accéléré si le fournisseur inclut les renseignements de référence suivants dans les factures qu’il soumet à l’ASINB.
    

Facultatif Description
Numéro de fournisseur du GNB Bien que les fournisseurs du GNB soient tenus de fournir leur numéro de fournisseur du GNB lorsqu’ils soumettent des factures liées à un bon de commande, nous recommandons à tous les fournisseurs de fournir cette information dans tous les cas afin de faciliter l’identification du bon bénéficiaire. Le numéro de fournisseur se trouve sur les avis de remise et les talons de chèque. Ce numéro permet à SNB d’identifier le bon fournisseur dans le système financier. (Cliquez ici pour voir un exemple de renseignements du fournisseur sur un avis de remise ou un talon de chèque).
Numéro de bon de commande (s’il y a lieu) Préciser le numéro de bon de commande facilitera la vérification des factures et accélérera leur traitement.
Coordonnées de l’entreprise Ces renseignements sont utiles pour la résolution des factures à payer.
Employé du GNB qui commande ou reçoit les biens ou les services Cette information facilite l’approbation des factures par le ministère et la confirmation que les biens ont été reçus.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec :

Service des comptes créditeurs de SNB
No de téléphone : 1-888-487-5050 (sélectionnez la langue de votre choix, puis appuyez sur le « 3 »)
Demandes de renseignements par courriel : renseignmentscc@snb.ca