Comprendre la démarche de vérification

Avertissement : Le présent est destiné à fournir des renseignements concernant la taxe sur l'essence, les carburants et les produits émetteurs de carbone et la taxe sur le tabac en vertu de la Loi de la taxe sur l'essence et les carburants et la Loi de la taxe sur le tabac (les Lois). Il ne vise pas à remplacer les lois, les règlements ou les documents administratifs auxquels il fait référence.

LE PRÉSENT BULLETIN EXPLIQUE DE FAÇON GÉNÉRALE LES PROCÉDÉS DE VÉRIFICATION ET IL VOUS AIDERA À VOUS PRÉPARER À UNE VÉRIFICATION.

Les Services de vérification et d'enquête, de la Division de l’administration du revenu, vérifient régulièrement les registres des contribuables afin de s'assurer que les taxes provinciales ont été correctement appliquées, perçues, déclarées et payées.

Tous les contribuables peuvent faire l'objet d'une vérification, y compris les entreprises de la province et celles situées à l'extérieur de la province qui font des affaires au Nouveau-Brunswick.

Si votre entreprise est située à l'extérieur du Nouveau-Brunswick et qu'une succursale ou un représentant se trouve dans la province, ou si vous venez au Nouveau-Brunswick pour y faire des affaires, vous pouvez faire l'objet d'une vérification

Les demandes de remboursement sont examinées soigneusement afin de s'assurer que les montants en question sont effectivement payables. Il se peut que l'on vérifie en même temps si toutes les taxes dues au gouvernement ont été versées.

Bien que certaines entreprises ou certains contribuables ne fassent aucune vente taxable, ils sont tenus de verser la taxe sur les achats effectués pour leur usage personnel ou professionnel. Il arrive aussi que des contribuables ne sachent pas qu'ils font des ventes taxables et qu'ils doivent percevoir la taxe.

Effectif le 1 août 2003, en vertu de la loi, la période de conservation des registres est limitée à six ans. La période de vérification porte généralement sur les cinq années antérieures. Un contribuable peut être imposé pour les taxes qui n'ont pas été payées, perçues ou remises de façon adéquate au cours de cette période. Les seules exceptions à la limite sont les cas de fraude ou de manquement volontaire. Dans de tels cas, les périodes de vérification et de cotisation ne sont pas restreintes.

Les principaux secteurs examinés sont les ventes, le compte de taxes à payer et les achats. La vérification peut porter sur une partie ou la totalité de ceux-ci. Au cours de son examen, le vérificateur passera en revue :

• Les ventes faites à vos clients, afin de s'assurer que la taxe a été appliquée de façon appropriée, que les calculs sont exacts et que les montants sont reportés dans un compte de taxes.
• Le compte de taxes à payer, afin de s'assurer que toutes les taxes imposées et perçues ont été enregistrées de façon adéquate et remises.
• Les biens acquis pour votre usage personnel, afin de s'assurer que la taxe a été versée relativement à tous les achats taxables.

En vertu de la loi, vous êtes tenu d'obtenir une autorisation écrite des Services de vérification et d'enquête avant de détruire tout document relatif aux lois fiscales administrées par la direction. Une telle demande doit être présentée par écrit au Directeur de la vérification, Services de vérification et d'enquête,  Division de l’administration du revenu, Ministère des Finances et Conseil du Trésor, C.P. 3000, Fredericton (Nouveau-Brunswick) E3B 5G5. Le directeur de la vérification peut seulement autoriser la destruction des documents ayant trait aux lois fiscales provinciales. Avant de détruire des documents, vous devez vous assurer que vous n'êtes pas tenu de les conserver en vertu d'exigences d'autres secteurs du gouvernement.

Communication initiale par les Services de vérification et d'enquête

Si vous avez été choisi en vue d'une vérification, un vérificateur communiquera avec vous par téléphone ou par courrier. Ce dernier organisera une entrevue, il vous précisera les documents qui seront examinés et il vous demandera de rendre ces documents disponibles au lieu où sera effectuée la vérification.

Conclusion de la vérification

À la conclusion de la vérification, on vous remettra le dossier de travail. Il peut être établi que vous avez perçu, remis et payé la taxe de façon appropriée ou que vous devez un montant au titre de la taxe.

Le vérificateur vous demandera de signer un document sur lequel il sera précisé que la vérification vous a été expliquée et que vous comprenez pourquoi un avis de cotisation est émis, le cas échéant. Le fait de signer ce document ne vous empêche pas de demander un redressement ou d'en appeler de la cotisation à une date ultérieure.

Après la plupart des cotisations établies par voie de vérification, la Division de l’administration du revenu envoie une lettre précisant les secteurs où la loi n'a pas été appliquée correctement. On vous recommandera aussi d'examiner ces secteurs et de mettre en place des procédures afin d'éviter que de telles situations se reproduisent.

Si vous êtes en désaccord avec le résultat de la vérification, vous devez en expliquer les raisons par écrit à la Division de l’administration du revenu. On passera en revue vos objections, puis on vous enverra une réponse écrite.

Habituellement, le vérificateur demande une partie ou la totalité des documents suivants :

• les états financiers (état des résultats et bilan, y compris tout tableau des acquisitions et des dispositions d'immobilisations);
• les registres à l'appui de ces états (p. ex. : le grand livre général, le journal des ventes, le journal des achats, le journal général, le journal des encaissements, le journal des décaissements ou toute combinaison de ces registres);
• les pièces justificatives telles que les factures de vente et d'achat, les documents relatifs aux importations, les déclarations de taxes, les relevés bancaires et les chèques payés, ainsi que des copies des bordereaux de dépôt, des contrats et des ententes;
• tout autre registre ou document de correspondance contenant de l'information relative aux taxes.

Comme une vérification complète peut porter sur cinq années, il se peut que certains documents soient entreposés. Il est bon de consulter le vérificateur avant d'aller chercher des documents entreposés afin de déterminer lesquels seront nécessaires.

S’il découvre qu’un montant est dû au titre de la taxe, le vérificateur vous expliquera la situation et vous remettra des copies du dossier de vérification. De plus, le vérificateur vous demandera de verser le montant dû sous forme de chèque à l'ordre du ministre des Finances et Conseil du Trésor. S'il vous est impossible de payer immédiatement, vous pouvez lui proposer un plan de paiement. (La Section des recouvrements de la Division de l’administration du revenu doit approuver les modalités de paiement.)

Un avis est toujours délivré à la suite d'une cotisation établie par voie d'évaluation, et ce, même si le paiement est remis au vérificateur à la fin de la vérification.

Les avis de cotisation peuvent faire l’objet de deux niveaux d’appel. Le premier niveau, l’avis d'opposition, est envoyé au Commissaire de l'impôt. Vous disposez de 30 jours suivant le paiement de la taxe ou à partir de la date de l’avis d’évaluation, le cachet de la poste faisant foi, pour envoyer un avis d’opposition, selon la première de ces dates. Le Commissaire de l’impôt doit réexaminer la cotisation dans les 60 jours. Si la décision du Commissaire de l’impôt ne vous satisfait pas, vous pouvez alors en appeler au ministre des Finances et Conseil du Trésor. Vous disposez de 30 jours suivant la date à laquelle vous prenez connaissance de la décision du Commissaire à l’impôt pour en appeler au ministre des Finances et Conseil du Trésor.

Si, une fois la vérification terminée, vous disposez de nouveaux renseignements qui pourraient réduire le montant dû, veuillez communiquer avec le vérificateur. L'information sera examinée afin de déterminer s'il y a lieu de faire un redressement.

La vérification ne détermine ni ne rembourse des taxes que vous auriez versées par erreur. Toutefois, si le vérificateur note de telles situations, il vous en fera part. Il vous incombe alors de préparer une demande de remboursement et de la soumettre au ministère des Finances et Conseil du Trésor.

Les Services de vérification et d'enquête postent régulièrement des questionnaires de façon aléatoire à des contribuables ayant fait l'objet d'une vérification. L'objet de ce questionnaire est de recueillir des commentaires au sujet de la vérification et du service offert par le vérificateur. Les réponses reçues nous aident à améliorer l'efficacité de nos vérifications.

Le présent bulletin, qui contient de l'information générale, est offert à titre informatif. Si vous avez des problèmes d'interprétation, veuillez consulter la loi ou communiquer avec l’Unité des programmes d’impôt de la Division de l’administration du revenu.